B2B Bayi Sipariş Portalı Nedir? Nasıl Kurgulanmalı?

Üretici ve distribütör firmalarda bayi sayısı arttıkça sipariş süreçlerinin telefon, e-posta, WhatsApp veya Excel dosyaları üzerinden yönetilmesi zorlaşabilir. Farklı bayilere uygulanan fiyatlar, iskontolar, vadeler, kampanyalar ve ürün koşulları süreci daha da karmaşık hale getirebilir.

B2B bayi sipariş portalı, bayi ve kurumsal müşterilerin kendilerine tanımlanan ticari koşullarla ürünleri inceleyebildiği, sipariş oluşturabildiği ve sipariş süreçlerini takip edebildiği online bir sistemdir. Ancak iyi bir bayi portalı yalnızca internete taşınmış bir sipariş formu değildir. Firmanın mevcut satış modelini, fiyatlandırma kurallarını ve bayi ilişkilerini doğru biçimde dijital ortama aktarması gerekir.

Bu nedenle bir B2B sipariş sistemi geliştirilirken ilk soru “Portalda hangi ekranlar olacak?” değil, “Firma bugün bayileriyle sipariş sürecini nasıl yönetiyor?” olmalıdır.

B2B Bayi Sipariş Portalı Nedir?

B2B bayi sipariş portalı; üretici, distribütör veya toptancı firmaların bayileri ve kurumsal müşterileriyle yürüttüğü sipariş süreçlerini dijital ortamda yönetmesini sağlayan web tabanlı bir yazılımdır.

Bayi sisteme kendi kullanıcı bilgileriyle giriş yaptığında yalnızca ürün kataloğunu görmekle kalmaz; yetkisine ve ticari koşullarına göre kendisine özel fiyatları, iskonto oranlarını, kampanyaları, ödeme veya vade seçeneklerini görebilir ve siparişini doğrudan sistem üzerinden oluşturabilir.

Firma tarafında ise siparişlerin merkezi olarak alınması, değerlendirilmesi, gerektiğinde onaylanması veya revize edilmesi ve sürecin raporlanması mümkün hale gelir.

Bu yönüyle B2B sipariş sistemi, klasik bir e-ticaret sitesinden farklıdır. B2C e-ticarette çoğu müşteriye ortak fiyat ve satış koşulları sunulurken B2B satışta müşteriye, bayi grubuna, ürüne veya sipariş miktarına göre farklı ticari kurallar uygulanabilir.

Hangi Firmalar B2B Bayi Sipariş Sistemine İhtiyaç Duyar?

B2B bayi portalı özellikle satışlarını bayi, distribütör, yetkili satıcı veya kurumsal müşteriler üzerinden gerçekleştiren firmalar için anlamlıdır.

Aşağıdaki durumların bir veya birkaçının yaşanması, sipariş süreçlerinin dijitalleştirilmesinin değerlendirilmesi gerektiğini gösterebilir:

• Siparişlerin telefon, e-posta, WhatsApp veya Excel üzerinden alınması,
• Bayilere göre farklı fiyat ve iskonto oranlarının uygulanması,
• Farklı bayi gruplarına özel kampanyaların bulunması,
• Vade ve ödeme koşullarının müşteriye göre değişmesi,
• Siparişlerin satış temsilcileri tarafından manuel olarak sisteme aktarılması,
• Bayilerin stok, ürün veya sipariş durumu için sürekli satış ekibiyle iletişim kurması,
• Siparişlerde onay veya revizyon süreçlerinin bulunması,
• Yurtiçi ve yurtdışı müşteriler için farklı satış kurallarının uygulanması,
• Mevcut ERP, muhasebe veya stok sistemiyle veri alışverişine ihtiyaç duyulması.

Ancak bayi sayısının yüksek olması tek başına B2B portal ihtiyacını belirlemez. Az sayıda fakat yüksek sipariş hacmine veya karmaşık ticari koşullara sahip kurumsal müşterilerle çalışan firmalarda da B2B sipariş sistemi önemli bir operasyonel fayda sağlayabilir.

B2B Bayi Sipariş Portalı Nasıl Kurgulanmalı?

Her firmanın bayi yapısı ve satış modeli aynı değildir. Bu nedenle başarılı bir B2B portal projesi hazır ekranların firmaya uyarlanmasından önce mevcut iş süreçlerinin analiz edilmesiyle başlamalıdır.

Bayilerin nasıl gruplandırıldığı, fiyatların nasıl belirlendiği, hangi kullanıcıların hangi işlemleri yapabildiği, siparişin hangi aşamalardan geçtiği ve mevcut kurumsal yazılımlarla hangi verilerin paylaşılması gerektiği proje başlangıcında netleştirilmelidir.

Bayi ve Kullanıcı Yapısı

Bir bayi portalında her kullanıcının aynı yetkilere sahip olması gerekmeyebilir. Bayi sahibi, satın alma sorumlusu veya farklı şubelerdeki kullanıcılar aynı firma adına işlem yaparken farklı yetkilere ihtiyaç duyabilir.

Benzer şekilde firma tarafında satış temsilcileri, bölge yöneticileri, operasyon ekipleri ve sistem yöneticileri farklı verilere ve işlemlere erişebilir.

Bu nedenle kullanıcı rolleri ve yetkileri yalnızca güvenlik açısından değil, sipariş sürecinin doğru işlemesi açısından da projenin başında planlanmalıdır.

Ürün ve Kategori Yapısı

Bayi, aradığı ürüne mümkün olduğunca hızlı ulaşabilmelidir. Ürün grupları, kategoriler, varyantlar, teknik özellikler, ürün kodları ve filtreleme seçenekleri firmanın ürün yapısına göre düzenlenmelidir.

Çok sayıda ürüne sahip firmalarda yalnızca kategori yapısı yeterli olmayabilir. Ürün koduyla arama, gelişmiş filtreleme, sık sipariş verilen ürünler veya geçmiş siparişlerden yeniden sipariş oluşturma gibi özellikler kullanıcı deneyimini önemli ölçüde kolaylaştırabilir.

Bayilere Özel Fiyat ve İskonto Yapısı

B2B sistemleri klasik e-ticaretten ayıran en önemli konulardan biri fiyatlandırmadır.

Aynı ürün farklı bayi veya müşteri gruplarına farklı fiyatlarla sunulabilir. Liste fiyatı üzerinden iskonto uygulanabilir, belirli ürün gruplarında farklı oranlar kullanılabilir veya müşteriye özel fiyat tanımları bulunabilir.

Bu nedenle fiyatlandırma yapısının yazılım geliştirilmeden önce açık biçimde modellenmesi gerekir. Sistem yalnızca fiyatı göstermekle kalmamalı, firmanın ticari kurallarını doğru biçimde uygulayabilmelidir.

Kampanya, Vade ve Ödeme Koşulları

B2B satış süreçlerinde kampanyalar yalnızca indirim oranından oluşmayabilir. Belirli miktarda alım, ürün grubu, tarih aralığı, bayi tipi veya ödeme koşulu kampanyanın bir parçası olabilir.

Benzer şekilde her bayinin vade veya ödeme koşulları farklı olabilir. Portalın bu kuralları kullanıcıya doğru zamanda ve anlaşılır biçimde göstermesi, sipariş sırasında yaşanabilecek hataların azaltılmasına yardımcı olur.

Trios tarafından geliştirilen Emes Teker B2B Sipariş Portalı projesinde de yaklaşık 50 bayinin sipariş süreçleri; kampanya, vade ve iskonto gibi farklı ticari koşullarla birlikte online ortamda yönetilmektedir.

Sipariş, Onay ve Revizyon Süreçleri

Her B2B siparişinin doğrudan kesin sipariş olarak sisteme aktarılması gerekmeyebilir. Firmanın çalışma modeline göre siparişin satış temsilcisi veya yönetici tarafından kontrol edilmesi, revize edilmesi veya onaylanması gerekebilir.

Bu nedenle siparişin oluşturulmasından tamamlanmasına kadar geçtiği aşamalar açık biçimde tanımlanmalıdır.

Sipariş alındı, değerlendirmede, onaylandı, revize edildi, hazırlanıyor, sevk edildi veya iptal edildi gibi durumlar hem firma hem de bayi tarafında sürecin daha şeffaf takip edilmesini sağlar.

Stok Bilgisinin Yönetimi

Bayinin sipariş verdiği ürünün stok durumu B2B sistemlerinde kritik bilgilerden biri olabilir. Ancak her firmanın stok gösterme politikası aynı değildir.

Bazı firmalar gerçek stok miktarını göstermek isterken bazıları yalnızca ürünün stokta bulunup bulunmadığını paylaşabilir. Üretim veya tedarik süresiyle çalışan yapılarda ise stok bilgisinin yanında tahmini teslim süresi gibi farklı bilgiler gerekebilir.

Bu nedenle stok gösterimi teknik bir özellikten önce ticari bir karar olarak değerlendirilmelidir.

ERP ve Diğer Sistemlerle Entegrasyon

B2B bayi portalının şirkette kullanılan diğer sistemlerden tamamen bağımsız çalışması veri tekrarına neden olabilir. Ürün, stok, fiyat, cari hesap veya sipariş bilgilerinin ERP ya da farklı kurumsal sistemlerde tutulduğu yapılarda entegrasyon ihtiyacı proje başlangıcında değerlendirilmelidir.

Doğru planlanan entegrasyonlarla verilerin farklı sistemlere tekrar tekrar manuel olarak girilmesinin önüne geçilebilir ve sipariş sürecindeki hata riski azaltılabilir.

Bu tür projelerde web yazılım geliştirme ve entegrasyon ihtiyaçlarının birlikte ele alınması, portalın şirketin mevcut dijital altyapısının bir parçası olarak çalışmasını sağlar.

B2B Portalında Sipariş Vermek Bayi İçin Kolay Olmalı

B2B sistemlerde çok sayıda kural ve işlev bulunması kullanıcı deneyiminin karmaşık olması gerektiği anlamına gelmez. Aksine bayi, arka planda çalışan ticari kuralların mümkün olduğunca azını düşünerek siparişini tamamlayabilmelidir.

Ürünü bulmak, miktarı belirlemek, kendisine uygulanan fiyatı ve koşulları görmek, sipariş vermek ve mevcut siparişlerini takip etmek mümkün olduğunca açık bir akış içerisinde gerçekleşmelidir.

Özellikle düzenli sipariş veren bayiler için geçmiş siparişlerin görüntülenmesi, aynı ürünlerin yeniden sepete eklenebilmesi, favori veya sık kullanılan ürünler ve hızlı sipariş gibi fonksiyonlar sistemin günlük kullanımını kolaylaştırabilir.

B2B Sipariş Sistemi Satış Ekibinin Yerini Alır mı?

B2B bayi portalının amacı satış ekibini ortadan kaldırmak değildir. Doğru kurgulandığında sistem, satış ekibinin tekrar eden operasyonel işlemlerle geçirdiği zamanı azaltarak müşteri ilişkilerine ve satış geliştirmeye daha fazla odaklanmasını sağlayabilir.

Bayinin ürün, fiyat, sipariş veya süreç bilgisine sistem üzerinden ulaşabilmesi; satış temsilcisinin sürekli bilgi aktaran kişi olmaktan çıkıp müşteriyi yöneten ve satış fırsatlarını geliştiren bir role geçmesine yardımcı olur.

Aynı zamanda sistem üzerinden oluşan sipariş verileri; hangi bayinin hangi ürünleri satın aldığı, sipariş sıklığı, ürün gruplarının performansı ve dönemsel değişimler gibi satış analizleri için kullanılabilir.

Yurtiçi ve Yurtdışı Bayiler Aynı Portalı Kullanabilir mi?

Doğru kurgulanan bir B2B portal hem yurtiçi hem de yurtdışı bayi ve distribütörler için kullanılabilir. Ancak yalnızca arayüzün farklı dillere çevrilmesi çoğu zaman yeterli değildir.

Para birimleri, fiyatlandırma, ürünlerin pazarlara göre farklılaşması, ödeme koşulları, teslimat süreçleri ve kullanıcı yetkileri ülke veya müşteri grubuna göre değişebilir.

Bu nedenle uluslararası kullanılacak B2B sistemlerde çoklu dil desteğiyle birlikte ticari kuralların da pazar bazında yönetilebilmesi değerlendirilmelidir.

Ürün Konfigürasyonu Gerektiren B2B Sistemler Nasıl Çalışır?

Bazı sektörlerde bayi hazır bir ürünü seçip sipariş vermek yerine ürünün özelliklerini belirleyerek kendisine uygun bir çözüm oluşturmak zorundadır. Böyle projelerde klasik ürün kataloğu ve sepet yapısı yeterli olmaz.

Ürün seçenekleri arasındaki teknik ilişkilerin kontrol edilmesi, uyumsuz seçimlerin engellenmesi, seçilen özelliklere göre fiyat veya ürün ağacının oluşturulması ve sonucun teklif veya siparişe dönüştürülmesi gerekebilir.

Trios tarafından geliştirilen Kleemann B2B ve Asansör Konfigüratörü gibi projelerde B2B sipariş süreçleri ürün konfigürasyonu, teklif, stok kontrolü ve ürün ağacı gibi daha gelişmiş iş kurallarıyla birlikte ele alınmaktadır.

Bu tür projeler, B2B portalın yalnızca online sipariş ekranı değil, firmanın satış ve teklif süreçlerinin dijital karşılığı haline gelebileceğini gösterir.

Hazır B2B Yazılımı mı, Firmaya Özel B2B Portal mı?

B2B sistemi kurmak isteyen firmaların karşısına hazır paketler ve firmaya özel geliştirilen yazılımlar olmak üzere farklı seçenekler çıkabilir. Her firma için tek bir doğru tercih bulunmaz.

Standart ürün yapısına, basit fiyatlandırmaya ve yaygın sipariş süreçlerine sahip firmalarda hazır çözümler ihtiyacı karşılayabilir. Böyle bir durumda mevcut bir sistemden yararlanmak geliştirme süresini ve başlangıç maliyetini azaltabilir.

Ancak müşteriye özel fiyatlandırma, karmaşık iskonto ve kampanya kuralları, onay süreçleri, ürün konfigürasyonu, farklı kullanıcı rolleri veya kurumsal sistemlerle özel entegrasyonlar gerekiyorsa firmanın iş süreçlerine göre geliştirilen bir çözüm daha uygun olabilir.

Bu nedenle kararın “hazır mı, özel mi?” sorusundan önce ihtiyaçların ve mevcut iş süreçlerinin analizi üzerinden verilmesi daha sağlıklıdır.

B2B Bayi Portalı Projesine Nereden Başlanmalı?

B2B bayi portalı geliştirme süreci ekran tasarlamakla değil, mevcut satış ve sipariş süreçlerini anlamakla başlamalıdır.

Bayiler nasıl gruplandırılıyor? Fiyatlar ve iskontolar nasıl belirleniyor? Kampanyalar hangi kurallarla uygulanıyor? Sipariş kim tarafından kontrol ediliyor? Hangi bilgiler ERP'den geliyor? Bayi hangi bilgileri görebilmeli? Firma hangi verileri raporlamak istiyor?

Bu soruların cevapları sistemin gerçek kapsamını ortaya çıkarır.

Trios olarak B2B ve bayi sipariş projelerinde yazılımı mevcut sürecin birebir dijital kopyası olarak ele almak yerine, süreçleri analiz ederek hangi adımların sadeleştirilebileceğini ve hangi işlemlerin otomatikleştirilebileceğini değerlendiriyoruz.

2002'den bu yana geliştirdiğimiz web tabanlı özel yazılım projeleri ve farklı sektörlerde çalışan B2B sistemlerinden edindiğimiz deneyimle, bayi ve kurumsal sipariş süreçlerini firmanın kendi çalışma modeline göre dijitalleştiriyoruz.

B2B sipariş süreçlerinizi dijitalleştirmeyi planlıyorsanız web yazılım geliştirme çalışmalarımızı ve gerçekleştirdiğimiz B2B ve özel yazılım projelerini inceleyebilirsiniz.